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Dossiers de paie - Vérification interne - 2008

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Dossiers de paie - Vérification interne - 2008 - Décembre 2008 [PDF 50 ko]

VÉRIFICATION INTERNE‑ 2008

DOSSIERS DE PAIE

Décembre 2008

A.F. (Tony) Mitchell
Conseiller en vérification interne

Grandes lignes

A) Examen, en collaboration avec le chef de groupe, opérations de rémunération, des contrôles effectués par le Bureau du vérificateur général (BVG) par le passé

B) Examen des documents fournis par le chef de groupe

  • Description du Service de la paie
  • Description du système
  • Liste des embauches et des cessations d'emploi en 2007
  • Liste des heures de travail hebdomadaires en 2007-2008 (T1 et T2)
  • Échantillon aléatoire d'heures supplémentaires travaillées en date du 31 décembre 2007
  • Liste des formulaires Time en retard
  • Données relatives aux formulaires T4 Sommaire de 2007

Examen de la convention collective

C) Examen des processus suivants :

  • Ajout d'un employé dans le système
  • Cessation d'emploi
  • Modification de l'échelon salarial (voir le résumé de JJ)
  • Entretien avec le chef de groupe et deux conseillers en rémunération
  • Observation et remise en question de certaines tâches effectuées par le chef de groupe et les conseillers en rémunération

D) Examen détaillé des heures supplémentaires déclarées dans tous les secteurs de l'Office en 2008

  • Accès au système TIME (obtenu du chef de groupe)
  • Examen des heures supplémentaires et des habitudes relatives aux heures supplémentaires déclarées et approuvées
  • Examen d'un vaste échantillon de demandes de paiement des heures supplémentaires ayant été approuvées
  • Entretien avec la chef du Secteur des opérations et la chef du Secteur des demandes, ainsi qu'avec des chefs d'équipes sélectionnés de ces deux secteurs
    • Création et utilisation d'un questionnaire standard
    • Interrogation des chefs de secteur et des chefs d'équipe quant à des suggestions pour améliorer les processus
  • Entretien avec un échantillon d'employés ayant présenté une demande de paiement visant un grand nombre d'heures supplémentaires

E) Résultats, constatations, observations et recommandations

A) Avant d'entreprendre la vérification, un entretien a eu lieu avec le chef de groupe, opérations de rémunération, sur la portée de la vérification annuelle à l'égard du recouvrement des coûts effectuée par le BVG. La vérification du BVG est complète et porte sur le caractère raisonnable. Après l'entretien et après avoir examiné tous les risques, il a été décidé que les activités de vérification interne consisteraient principalement à :

  1. tester les moyens de contrôle en place relativement à l'embauche, à la cessation d'emploi et aux actions prises en matière de paie (promotions, augmentations salariales annuelles) en 2008;
  2. évaluer la rapidité de présentation et d'approbation des formulaires Time;
  3. examiner le processus de demande et d'approbation de rémunération des heures supplémentaires (point central de la vérification).

B) Les documents et listes dont il est fait mention à la rubrique «Grandes lignes» ont été obtenus de la Rémunération. La description du Service de la paie et la description du système se trouvent ci-joint. Parce qu'ils sont confidentiels, les autres documents indiqués demeureront dans les dossiers de la Vérification interne.

  1. La description du Service de la paie et la description du système Time sont adéquates. Chaque année, les descriptions sont mises à jour (et les changements d'une année à l'autre sont surlignés) en vue de la vérification portant sur le recouvrement des coûts menée par le BVG.
  2. La liste des embauches et cessations d'emploi en 2007 a été examinée et les entrées de système ont été testées. Rien à signaler.
  3. La liste des heures hebdomadaires a été examinée afin d'y déceler les irrégularités. Rien à signaler.d.
  4. La liste des formulaires Time en retard a été passée en revue et une discussion avec la Rémunération s'en est suivie. Des améliorations ont été apportées au cours des dernières années.
  5. Les données relatives aux formulaires T4 Sommaire de 2007 ont été passées en revue afin d'y déceler toute irrégularité (au sujet d'un employé qui a quitté son emploi, par exemple) et de juger de leur vraisemblance. Rien à signaler.
  6. Les politiques et processus suivants ont également été examinés :
    1. Lignes directrices de l'Office en matière d'établissement des salaires
    2. Convention collective ONÉ-IPFPC
    3. Description du système TIME
    4. Politique sur les heures de travail et les heures d'affaires
    5. Politique sur la durée maximale du travail du Secrétariat du Conseil du Trésor
    6. Extrait du Code canadien du travail

C) Dans le cadre du test visant les processus d'embauche, de cessation d'emploi et de modification de l'échelon salarial, le chef de groupe, opérations de rémunération, et les conseillers en rémunération ont été interrogés sur leur rôle et leurs connaissances de la politique et des processus. Il a été possible d'observer en temps réel les fonctions suivantes du chef de groupe, opérations de rémunération : approbation et mise en œuvre de changements d'échelon salarial, ajout d'un employé dans le système et cessation d'emploi. Les contrôles sont bien définis et bien compris par le chef de groupe et les conseillers. En cas d'écart par rapport au processus ou de renseignements exigés qui sont manquants, la personne concernée est tenue de prendre des mesures correctives avant qu'une autre action ne soit entreprise. Il convient de souligner que le processus est excellent et bien documenté et que le chef de groupe et les conseillers le suivent à la lettre. Les contrôles et deuxièmes contrôles des saisies de chacun sont faits de manière diligente.

D) Les efforts de la présente vérification ont surtout été dirigés vers le contrôle des heures supplémentaires et le recours aux heures supplémentaires. Divers aspects des heures supplémentaires ont été examinés. Le nombre d'heures supplémentaires, les raisons justifiant le recours aux heures supplémentaires et l'utilisation des heures supplémentaires par les secteurs ont été examinés. Une attention particulière a été accordée au processus d'approbation et de paiement des heures supplémentaires.

  1. Pour la période du 1er janvier au 29 octobre 2008, 13 800 heures supplémentaires ont été travaillées. La majorité ont été imputées au Secteur des opérations (5 785 heures) et au Secteur des demandes (2 960 heures). Les heures supplémentaires imputées au Secteur des opérations visaient en majorité des activités de vérification et d'inspection. Les heures supplémentaires imputées au Secteur des demandes visaient en majorité des activités liées aux audiences en cours.
  2. La liste complète des heures supplémentaires travaillées par employé a été examinée, puis des demandes particulières d'employé ont été examinées par sondage. Une attention particulière a été accordée aux employés ayant tendance à présenter des demandes de paiement visant plus de 20 heures par semaine.
  3. Dans le cadre de l'examen de la liste, les tendances inhabituelles de recours aux heures supplémentaires ont aussi été examinées, notamment les employés ayant présenté des demandes visant quelques heures par semaine seulement, mais sur une longue période et sans lien avec un projet particulier.

Un examen des explications et raisons invoquées dans le formulaire Time a été entrepris. Cet examen a permis de confirmer que tous les formulaires Time avaient été autorisés.

Un court questionnaire a ensuite été mis au point. La chef du Secteur des opérations, la chef du Secteur des demandes et un large éventail de chefs d'équipe ont été interrogés quant à leurs pratiques en matière d'autorisation, préalable ou non, des heures supplémentaires. Le questionnaire et les entretiens avaient également pour but d'évaluer l'attention et l'importance accordée par les chefs à des questions de sécurité et de qualité de vie en lien avec le recours aux heures supplémentaires.

E) Résultats, constatations, observations et recommandations

Le personnel de la Rémunération, des Opérations et des Demandes a coopéré sans réserve à la vérification interne. Tous les membres du personnel se sont montrés généreux de leur temps et de leurs suggestions.

Heures supplémentaires

La nécessité de faire des heures supplémentaires a été abordée avec les chefs, de même que la question de savoir s'il y a moyen de réduire le nombre d'heures supplémentaires travaillées d'une année à l'autre.

De l'avis général, si certaines heures supplémentaires sont attribuables au manque de personnel, les heures supplémentaires liées aux activités d'inspection et de vérification, dans le Secteur des opérations, et aux audiences, dans le Secteur des demandes, sont régies par la demande. En ce qui concerne les inspections, les inspecteurs doivent habituellement se trouver sur les lieux lorsque l'entrepreneur travaille, ils doivent ensuite rédiger leur rapport pendant la soirée et enfin, rencontrer l'entrepreneur le lendemain matin, avant le début des travaux. Le personnel concerné a confirmé cette nécessité.

Les chefs se sont dits préoccupés par les risques de problème de santé et de sécurité chez le personnel devant effectuer un grand nombre d'heures supplémentaires. Tous ont essayé de gérer ces risques, principalement en maintenant un contact étroit avec le personnel visé. À une exception près, les membres du personnel interrogés ont affirmé que cela ne les inquiétait pas. Ils semblaient en mesure de bien gérer leur temps, en plus de parcourir de longues distances en voiture après une journée bien remplie. La personne faisant exception a ajouté de plein gré que la possibilité de faire un grand nombre d'heures supplémentaires dans son rôle est l'une des raisons pour lesquelles elle aime ce rôle.

La question : « les heures supplémentaires sont-elles un fardeau ou un avantage? » a été posée aux chefs. Dans l'ensemble, la réponse s'est révélée neutre, mais les heures supplémentaires sont perçues comme un avantage lorsqu'il s'agit d'embaucher des professionnels de l'industrie. En effet, l'Office n'est peut-être pas toujours en mesure d'offrir la rémunération offerte ailleurs dans le secteur, mais il rémunère les heures supplémentaires.

La correspondance échangée entre les conseillers en rémunération et les employés ou chefs d'équipe a été passée en revue. Les chefs d'équipe se fient aux conseillers en rémunération pour remarquer toute demande de paiement des heures supplémentaires qui n'est pas conforme à la politique ou qui est irrégulière. Par exemple, un employé présentait une tendance unique de demandes de paiement d'un grand nombre d'heures supplémentaires en plus d'une accumulation de crédit d'heures de travail, et ce, assez régulièrement. Cet employé utilisait ses crédits d'heures de travail accumulés pour prendre congé, au lieu de ses jours de vacances payés, puis demandait le paiement de ses congés cumulés. La politique sur les heures de travail stipule que les crédits d'heures de travail ne devraient habituellement pas se traduire par des coûts supplémentaires, tels que le paiement de jours de congés cumulés ou d'heures supplémentaires. Bien que dans l'exemple cité il puisse s'agir d'un nouvel employé qui est très occupé et qui n'est pas au courant des règles, il pourrait aussi s'agir d'une personne qui essaie de profiter du système. La situation a pu être rectifiée lorsque la tendance a été observée et signalée au chef d'équipe par le chef de groupe, opérations de rémunération.

Recommandation

Certes, les chefs d'équipe doivent continuer à passer en revue tous les formulaires TIME avant de donner leur approbation définitive, mais ils doivent se rappeler qu'ils approuvent des heures travaillées et que, par conséquent, leur responsabilité principale consiste à approuver tous les paiements par l'entremise du système de rémunération.

Tous les chefs interrogés ont insisté sur la nécessité d'autoriser au préalable toutes les heures supplémentaires de leur personnel. Aucun processus officiel ou uniforme n'est en place. La plupart s'attendent à recevoir un courriel de l'employé, mais, dans certains cas, l'autorisation est donnée verbalement. Si les heures supplémentaires dépassent le nombre d'heures préalablement autorisées, le chef s'attend habituellement à être tenu au courant et ne se préoccupe pas outre mesure des légers écarts.

Observation

Il n'a pas été jugé nécessaire de recommander un processus officiel d'autorisation préalable des heures supplémentaires.

Le système TIME permet d'enregistrer la justification ou la raison de la demande de paiement des heures supplémentaires, mais la fonction n'est pas toujours utilisée et elle ne l'est pas par tout le personnel. Il serait passablement difficile d'effectuer une analyse qualitative de l'utilisation des heures supplémentaires en raison de la nature variée des explications.

Recommandation

Il est recommandé que le système TIME exige une explication de l'employé chaque fois que celui-ci présente une demande de paiement des heures supplémentaires. Le système est doté de cette fonctionnalité et les chefs estiment important qu'elle soit activée.

Observation

La plupart des employés reçoivent leur salaire toutes les deux semaines par voie d'un dépôt électronique à même leur compte de banque. Une copie papier des relevés de paie est livrée sous pli cacheté au Service des finances, qui se charge du tri selon l'équipe. Le jour du dépôt de la paie, le Service des finances livre les relevés de paie aux adjoints administratifs de toutes les équipes, qui les livrent à leur tour à l'employé en question. Si l'employé n'est pas à son poste de travail, l'adjoint administratif lui envoie un courriel pour lui dire qu'il a le relevé en sa possession.

Il s'agit là d'un processus qui prend du temps et qui n'ajoute pas de valeur en termes de contrôle, de confidentialité ou autre.

Recommandation

Il est possible d'accéder aux relevés de paie par voie électronique, aux Travaux publics et Services gouvernementaux Canada - Secteur de la Rémunération.

Il est ainsi recommandé que les membres du personnel soient invités à accéder à ce site pour extraire leur relevé de paie. Ou encore, au lieu que TPSGC ne livre les relevés de paie au Service des finances, qu'ils soient livrés à la salle du courrier (comme cela est précisé plus haut, ils se trouvent dans des enveloppes), qui se chargera du tri et de la livraison aux employés avec le reste du courrier.

 

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Date de modification :
2011-10-28